10 häufigste Fehler beim Zeitmanagement

Wie gut verwalten Sie Ihre Zeit?

So wie bei vielen anderen wird Ihre Antwort nicht positiv ausfallen. Sie fühlen sich überlastet und haben oft bis spät in den Abend zu arbeiten um Ihre Fristen einzuhalten? Oder scheinen Sie Ihre Tage von einer Krise in die nächste zu manövrieren – das stresst und demotiviert?

Viele von uns wissen, dass Sie Ihre Zeit besser einplanen müssen, doch erscheint es meist sehr schwer die Fehler zu identifizieren und langfristig wie effektiv etwas daran zu ändern. Sind wir in der Arbeit produktiv und planen unsere Zeit gut ein, sinkt unser Stresslevel! Wir investieren unsere kostbare Zeit in die wichtigen Projekte, welche unsere Karriere weiter voran bringt und für die wir groß belohnt werden! Kurz gesagt – wir sind glücklicher! In diesem Artikel werden wir die zehn häufigsten Zeitmanagement Fehler suchen, Sie identifizieren und Ihnen Tipps und Tricks mit auf den Weg geben, mit denen Sie diese vermeiden! Die 10. häufigsten Fehler beim Zeitmanagement sind:

Zeitmanagement Fehler # 1 . To- Do-Liste nicht einhalten

Kennen Sie das nagende Gefühl zu wissen, dass Sie vergessen haben eine wichtige Arbeit zu erledigen? Wenn ja, verwenden Sie wahrscheinlich keine To- Do-Liste, um stets den Überblick zu behalten.

Der Trick in der Verwendung einer To- Do Liste ist, eine Priorisierung der Aufgaben zu erstellen. Viele Menschen nutzen ein A – F System (A für Produkte mit hoher Priorität, F für sehr niedrige Priorität). Alternativ können Sie dies mit Hilfe von A bis D, oder durch Verwendung von Zahlen tun, um den Prozess zu vereinfachen.

Wenn Sie große Projekte auf Ihrer Liste haben, ist es oftmals ineffektiv diese als einen Eintrag, z.B. „Haushaltsentwurf“ auf Ihrer Liste zu vermerken. Doch was stimmt damit nicht? Das Fehlen einer Unterteilung für einzelne Schritte, führt oft dazu, die Teilaufgaben zu verschleppen und vergessen diese zu erledigen.

Wenn Sie ihre Arbeit detailliert in Teilaufgaben unterteilen, stellen Sie sicher, nichts zu vergessen und fühlen sich nicht durch eine sehr große Aufgabenstellung gleich zu Beginn überfordert. Sie können auch ein Action- Programme benutzen, um Ihre Arbeit zu verwalten, wenn Sie viele große Projekte auf einmal zu stemmen haben.

Zeitmanagement Fehler # 2 . Keine persönlichen Ziele gesetzt

Wissen Sie wo Sie in sechs Monaten sein möchten, im nächsten Jahr oder in den nächsten zehn Jahren? Es ist an der Zeit persönliche Ziele zu setzen! Diese sind ausschlaggebend für ein effektives Zeitmanagement!

Erst wenn Sie klar vor Augen haben, was Sie erreichen möchten, sind Sie in der Lage Prioritäten zu setzen – Zeit und Ressourcen effizient zu planen. Eine genaue Zielvorstellung verhilft uns zu erkennen, was in unserer Arbeit eine Zeitverschwendung ist, was wir besser sein lassen sollten.

Zeitmanagement Fehler # 3: Keine Priorisierung

Manchmal ist es schwer zu priorisieren, besonders wenn man vor einer Flut von, scheinbar dringenden, Aufgaben  steht. So schwer es zu seien scheint, so ist diese Priorisierung sehr wichtig für ein erfolgreiches Zeitmanagement.

Ein Hilfsmittel zur effizienten Priorisierung ist die „Wichtig / Dringend Matrix“ (Eisenhower Methode). Diese hilft Ihnen, den Unterschied zwischen dringenden Aktivitäten und wichtigen Aktivitäten zu erkennen.

Die „Priorität Matrix“ ist eine weitere Hilfe zum effektiven Zeitmanagement. Diese hilft Ihnen festzustellen, ob eine Arbeit „hohen Wert“ sowie „hohe Dringlichkeit“ erfüllt oder nur ein Platzfüller ist.

Zeitmanagement Fehler #4: Ablenkungen

Wussten Sie dass manche Menschen bis zu 2 Stunden am Tag durch Ablenkungen verlieren? Überlegen Sie, wie viel Sie in dieser Zeit hätten erledigen können … Wer wünscht sich am Abend nicht noch 2 Stunden extra Zeit, sei es zum Entspannen zu Hause oder zum Erledigen der restlichen Arbeit?

Unabhängig welchen Ursprungs, E-Mail, Chats, Kollegen im Stress, Telefonate von Kunden – Ablenkungen hindern uns daran scheinbar mühelose Arbeit 100 % konzentriert und schnell zu erledigen. Wir denken an etwas anderes und schon leidet die aktuelle Aufgabe darunter …

Gewinnen Sie die Kontrolle über Ihren Tag zurück, minimieren Sie die Ablenkungen und managen Sie mögliche Unterbrechungen effektiv! Schalten Sie soziale Netzwerke aus, stellen Sie Ihr Handy auf stumm und legen Sie es zur Seite. Entscheidend ist es, trotz möglicher Ablenkungen, die Konzentration  auf die gesetze Aufgabe oder Arbeit weiter zu erhalten!

Zeitmanagement Fehler # 5: Zögern

Wenn Sie zögern mit einer Aufgabe anzufangen, fühlen Sie sich schuldig nicht begonnen zu haben – schließlich hängt es an Ihnen sich pünktlich damit zu beschäftigen, um nicht im letzten Moment eine schlechte Leistung zu erbringen. Oft fühlen wir uns der gestellten Aufgabe nicht gewachsen und fürchten uns vor ihrer Umsetzung.

Sollten Sie sich jedoch sagen: “ich konzentriere mich jetzt ausschließlich 10 min auf diese Aufgabe”, nehmen Sie sich damit die Angst vor einem möglichen Scheitern oder Verzweifeln vor ihrer Größe oder Bedeutung.

Arbeiten Sie entspannt Schritt für Schritt daran, um sich persönlich nicht zu sehr unter Druck zu setzen. Belassen Sie es dann z.B. bei den 10 min und hören Sie danach auf. Das ist alles! Aktionspläne helfen Ihnen dabei große Projekte in Teilaufgaben zu unterteilen und überschaubare Schritte zu tätigen.

Zeitmanagement Fehler #6: Zu viel des Guten

Sind Sie eine Person, die nur schwer „Nein“ sagen kann? Wenn ja, haben Sie wahrscheinlich zu viele Projekte an denen Sie zu arbeiten haben und für welche Sie Engagement erbringen müssen. Dies kann zu schlechter Leistung, viel Stress und schlechter Stimmung führen.

Versuchen Sie jedoch nicht die ganze Arbeit stets selbst zu machen, nur aus dem Grund, weil Sie es besser können. Damit ist nicht vielen geholfen und Ihnen am wenigsten! Trotz intensiver Bemühung und der vielen Arbeit einen Ruf zu genießen, seine Arbeit unordentlich zu erledigen? Sicherlich nicht! Lernen Sie zu delegieren und Aufgaben abzugeben. Ein gesundes Maß zwischen „Ja“ und „Nein“ ist der richtige Weg!

Zeitmanagement Fehler #7: Workaholic

Der Nervenkitzel von vieler Arbeit erfreut immer mehr Leute, endlose E-Mails, Aktenberge, die Aufmerksamkeit aller Leute auf sich. Die „Sucht nach arbeiten“ bedeutet, dass Sie nur selten wirksam sind und stets umgeben von Stress. Verlangsamen Sie lieber den Prozess, arbeiten Sie effektiv und schließen Sie Ihre Projekte mit großem Erfolg ab!

Zeitmanagement Fehler #8: Multitasking

Um auf Ihr Arbeitspensum zu kommen, schreiben Sie E-Mails, während Sie mit Kunden telefonieren? Sie meinen Ihre Arbeit deutlich schneller zu erledigen wenn dies parallel geschieht?

Doch es ist leider anders, da Sie sich auf keine der Tätigkeiten wirklich intensiv konzentrieren können, brauchen Sie 20 – 40 % länger dafür.

Die Kunden sind frustriert, wegen mangelnder Konzentration und Ihre E-Mails sind reine Fehlerquellen! Eins nach dem anderen ist die neue Herangehensweise! Setzen Sie ihren Fokus auf ein Thema und bearbeiten Sie es! Mit gutem Gefühl widmen Sie sich anschließend anderen Sachen!

Zeitmanagement Fehler #9: Fehlende Pausen:

Sie meinen 8-10 Stunden am Stück durcharbeiten zu können, um Ihre Frist einzuhalten? Keine Pausen und Erholung für Ihren Körper und Kopf? Das wird nicht funktionieren! Eine Pause kostet zwar etwas Zeit, doch fördert diese im Anschluss Ihre Effizienz und Sie schließen Ihr Projekt schneller und besser ab! Für qualitativ hochwertige Arbeit benötigt Ihr Gehirn Pausen, in denen es sich entspannt und wieder “auflädt”.

Ist es schwer für Sie Pausen einzulegen? Schreiben Sie sich einen Zeitplan mit festgelegten Zeiten oder stellen Sie sich eine Erinnerung ein. Gehen Sie spazieren oder trinken Sie einfach in Ruhe einen Kaffee! Hunger? – auf keinen Fall hungrig arbeiten! Mit Bauchschmerzen werden Sie sicherlich nicht produktiv sein! Aber bedenken Sie, ein “Snack” sollte genügen, denn mit einem zu vollen Bauch, arbeitet es sich auch nicht effektiv.

Zeitmanagement Fehler #10: Unwirksame Aufgabenplanung:

Sind Sie ein Morgenmensch? Oder werden Sie so richtig aktiv, wenn Sie Sonne am Abend untergeht? Wir alle haben verschiedene Rhythmen, wir sind zu verschiedenen Tageszeiten produktiv und fühlen uns energiegeladen. Teilen Sie sich Ihre offene Arbeit hinsichtlich dieses Rhythmus ein. Anspruchsvolle Arbeit erledigen Sie zu Ihrer produktivsten Tageszeit und einfache Tätigkeiten, wie E-Mails checken in Ihrer weniger konzentrationsfähigen Phase.